Onderzoek geeft richting aan zelfsturing

Onderzoek geeft richting aan zelfsturing

Zorgorganisatie Tragel maakte onlangs een transitie door. Zelfstandige teams krijgen nu de ruimte en gelegenheid om de zorg voor cliënten zo optimaal mogelijk in te richten. Dat is voor Tragel belangrijk, omdat de organisatie haar cliënten een goed leven wil bieden, waarbij zij zelf de regie hebben én gebruikmaken van hun eigen talenten en kansen.

Zelfsturing biedt teams de kans om maatwerk te leveren en de kwaliteit van zorg verder te verbeteren. De verandering van een centrale organisatiestructuur naar een decentrale structuur, waarin teams zélf meer verantwoordelijkheden krijgen, resulteert ook in vragen en spanningen. Om de transitie de juiste richting te geven, voerde BOOM Communicatie een kwalitatief en kwantitatief onderzoek uit.

Zelfsturende teams verantwoordelijk voor communicatie

“Zelfsturing biedt de zorgteams van Tragel vrijheid, maar dat is echt iets anders dan vrijblijvendheid”, licht Luuk Schils, strategisch adviseur bij BOOM Communicatie, toe. “De zelfstandige teams dragen namelijk verantwoordelijkheid voor alle aspecten rondom de primaire zorgtaken. Dus ook voor bijvoorbeeld de communicatie met cliënten, cliëntvertegenwoordigers en andere stakeholders. En zéker omdat het gaat om een persoonlijk en precair thema als zorg, is het van belang dat Tragel een duidelijke visie en strategie opstelt.”

Tragel ontwikkelt een nieuwe beleidsvisie en wil communicatie daarin integraal opnemen. “De organisatie liep tegen concrete vragen aan over interne en externe communicatie”, vertelt Schils. Die vragen kwamen er, omdat er nog geen onderliggend fundament was. Schils: “Met de invoering van zelfstandige teams transformeert Tragel naar een communicerende organisatie waarbij iedere medewerker eigenaarschap toont voor de communicatie. Om dat in goede banen te leiden, is een overkoepelende visie nodig. Ons advies was dan ook: ‘start met een gedegen onderzoek en schep op basis daarvan duidelijke kaders.’ Met die opdracht zijn we aan de slag gegaan.”

Met de invoering van zelfstandige teams transformeert Tragel naar een communicerende organisatie waarbij iedere medewerker eigenaarschap toont voor de communicatie. Om dat in goede banen te leiden, is een overkoepelende visie nodig.

Luuk Schils (BOOM Communicatie)

Inzicht, visie en betrokkenheid

Het verkrijgen van inzicht en het vormen van een visie waren voor Tragel belangrijke doelstellingen van het onderzoek. “Daarnaast was het ook het vergroten van betrokkenheid, draagvlak en participatie onder medewerkers van belang”, zegt Dorien Ballemans, die als communicatiespecialist invulling gaf aan het onderzoek. “Door input op te halen vanuit de teams zelf, sluit de visie daadwerkelijk aan op wat er in de praktijk gevraagd wordt. Dat motiveert medewerkers om de communicatie straks zélf op te pakken en vorm te geven.”

Gefaseerd

Gezien de aard, het doel én de omvang van de opdracht, koos BOOM Communicatie ervoor om het onderzoek gefaseerd uit te voeren. Ballemans: “Om het brede vraagstuk behapbaar te maken, startten we met een explorerend kwalitatief onderzoek. Door medewerkers en stakeholders te interviewen, verkregen we diepgaand inzicht in de behoeften, wensen en percepties ten aanzien van de communicatie.” Vervolgens is een toetsend kwantitatief onderzoek uitgezet onder 241 medewerkers en cliëntvertegenwoordigers. “We hebben de verzamelde inzichten breder getoetst”, legt Ballemans uit. “Bovendien hebben we direct interne en externe belanghebbenden betrokken. Zo verkregen we inhoud én draagvlak voor de te ontwikkelen visie.”

Door input op te halen vanuit de teams zelf, sluit de visie daadwerkelijk aan op wat er in de praktijk gevraagd wordt.

Dorien Ballemans (BOOM Communicatie)

Beleggen van de communicatiefunctie

De adviezen die BOOM Communicatie op basis van het onderzoek formuleerde, maken het voor Tragel mogelijk om de communicatiefunctie goed in de organisatie te beleggen, waarbij er duidelijke afstemming is met de teams wat betreft strategie, eigenaarschap en ondersteuning. Schils: “We hebben daarbij ingezoomd tot op specifieke situaties en middelen, zoals de rol van het intranet, maar onze advisering gaat verder. Ook op strategisch niveau hebben we knelpunten vastgesteld en handvaten geboden.”

Een van de belangrijkste inzichten uit het onderzoek is dat er in de organisatie van Tragel sprake is van een bepaalde verandermoeheid. “Dat zien we in organisaties wel vaker”, zegt Schils. “Een transitie naar zelfsturende teams is nooit eenvoudig. Er verandert namelijk nogal wat. En ook al zijn medewerkers ontzettend betrokken bij hun werk en hun werkgever en hechten ze waarde aan het krijgen van ruimte en verantwoordelijkheid; er is altijd behoefte aan kaders.” Volgens Schils is het voor organisaties die werken op basis van zelfsturing belangrijk om te zorgen voor een duidelijke rolverdeling: “Wie neemt waarin de lead, bijvoorbeeld op het vlak van communicatie? Ook het thema professionaliteit speelt daarin een rol.”

Het advies geeft Tragel op alle niveaus het gevraagde inzicht én biedt ook een duidelijke prioritering van te zetten stappen. Dat helpt ons enorm.

Petra Elbertsen (Tragel)

Verantwoordelijkheid en eigenaarschap

Wie voelt zich verantwoordelijk voor en eigenaar van een communicatieopdracht? “Dat is een essentiële vraag in organisaties die kiezen voor decentralisatie van de communicatiefunctie”, stelt Schils. “Ook Tragel zoekt hierin haar weg. De kracht van de organisatie ligt rondom het primaire zorgproces. Wij adviseren daarom om de communicatie daar zoveel mogelijk aan te verbinden.” Dat zorgt volgens hem voor een groter verantwoordelijkheidsgevoel en meer eigenaarschap onder medewerkers: “Uiteindelijk heeft iedereen hetzelfde doel: optimale zorg en het beste leven voor de cliënt. Door vanuit die gedeelde ‘purpose’ en de onderliggende kernwaarden aan de slag te gaan met communicatie, boek je vooruitgang. Zelfsturende teams gedijen goed in een waardengedreven organisatie. Mits die waarden goed op orde zijn en gedragen worden door de medewerkers natuurlijk!

Advisering biedt meerwaarde

“BOOM Communicatie heeft met het onderzoek de vinger op de juiste plek weten te leggen”, stelt ook Petra Elbertsen, Bestuurssecretaris bij Tragel, vast. “Het onderzoek is gedegen en nauwkeurig uitgevoerd en de resultaten zijn uitgebreid gepresenteerd. De advisering die daaruit is voortgekomen, biedt echte meerwaarde. Die geeft Tragel op alle niveaus het gevraagde inzicht én biedt ook een duidelijke prioritering van te zetten stappen. Dat helpt ons enorm.”

Recent nieuws

09 januari 2018

Het Kalsbeek College gaat de nieuwe positionering verder invullen. Met name op het gebied van voorlichting en werving en internal branding wil de school stappen zetten. Het Kalsbeek College wil aan ouders en leerlingen helder overbrengen waar de school voor staat en daarin hebben alle...

Lees verder